Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is: DeskCare / Len Buckens.

Hovenierstraat 3
9940 Evergem
België
Ondernemingsnummer: 0525.740.295
Btw-nummer: BE 0525.740.295
Telefoon: +32 456 91 23 89
E-mail: hello@deskcare.be

DeskCare verkoopt geen persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken, afhankelijk van de contactvorm en de dienst, onder meer:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres/gemeente
• bedrijfsnaam, btw-nummer
• facturatiegegevens, betaalstatus
• type aanvraag, gewenste hulpvorm, projectscope, deadline
• toesteltype, besturingssysteem, toestelnaam/ID en toestelomgeving
• netwerkinformatie, foutmeldingen en technische logs
• e-mailomgeving, website-URL, platforminformatie
• verzoek- en formulierinzendingen
• toegankelijke account- en systeemgegevens tijdens support, inclusief tijdelijk remote schermbeeld
• klantportaalgegevens, dashboard- of webshopinformatie die je aanlevert
• aangeleverde content, foto’s/logo’s, testdata en databronnen
• bestellings-, retour- en leveringsgegevens voor hardware/software/accessoires
• cookievoorkeuren, analyticsdata en marketingpixeldata
• licentie-, serienummer- of aankoopgegevens wanneer nodig voor installatie, onderhoud of garantie

Daarnaast verwerken we alleen de data die functioneel noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

3. Waarvoor gebruiken we gegevens en op welke rechtsgrond?

Wanneer DeskCare persoonsgegevens verwerkt namens een klant, is DeskCare meestal verwerker. In dat geval bepaalt de klant het doel en de middelen van de verwerking, en verwerkt DeskCare de gegevens volgens opdracht, scope en verwerkersafspraken.

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang wegen we ons concrete belang af tegen je rechten en redelijke verwachtingen. Je kunt daartegen altijd bezwaar maken. Voor portfoliovermeldingen gebruiken we alleen openbare zakelijke projectinformatie en verwijderen we de vermelding op eenvoudig verzoek, tenzij toestemming de grondslag is.

4. Contactformulieren en aanvragen

Gegevens uit contactkanalen (formulier, e-mail, telefoon, WhatsApp) worden gebruikt om vragen op te volgen, afspraken te plannen, offertes op te stellen en opdrachten te coördineren.

Velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om je aanvraag te behandelen, een offerte op te stellen of een overeenkomst uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen we mogelijk niet antwoorden, offreren of de gevraagde dienst leveren. Andere velden zijn optioneel. Facturatiegegevens kunnen daarnaast wettelijk verplicht zijn.

5. IT-support en remote sessies

Bij remote support of on-site dienstverlening kan tijdelijk toegang nodig zijn tot systemen, schermen of accounts om de storing op te lossen.

Remote sessies worden niet opgenomen. Wachtwoorden of toegangstokens worden niet permanent opgeslagen.

Contacteer ons voor gevoelige of vertrouwelijke informatie liever via een veilig en expliciet kanaal.

6. Websites, webshops, automatisering, dashboards, portals en software op maat

Bij deze projecten verwerken we projectdata, communicatie, technische data en accountinformatie voor uitvoering, onderhoud en support, voor zover de scope dat vereist.

7. Hardware, software, accessoires en licenties

Voor advies, bestelling, levering of support verwerken we aankoop- en leveringsgegevens, serienummers, licentiegegevens, configuratie- en garantiedocumentatie, uitsluitend volgens de opdracht.

8. Facturatie en boekhouding

Facturatiegegevens en boekhoudgegevens worden bewaard conform Belgische wettelijke bewaartermijnen.

9. Analytics, cookies en marketingpixels

We gebruiken GA4, GTM en Meta Pixel alleen na toestemming, tenzij we uitdrukkelijk toestemmingvrije, minimale instellingsmodus kunnen aantonen volgens geldende regels.

Zonder geldige toestemming plaatsen we geen analytics- of marketingcookies.

Voor technische levering van de website kunnen IP-adressen kortstondig verwerkt worden, maar DeskCare gebruikt ze niet om bezoekers te identificeren of te volgen buiten het technische werkingsdoel.

Als je via WhatsApp of Facebook Messenger contacteert, verwerkt dat kanaal je bericht- en accountgegevens onder de voorwaarden van Meta Platforms Ireland Limited. Voor contact via e-mail gebruiken we Resend als e-mailprocessor.

DeskCare’s cookiebeleid (onder andere bewaartermijnen en voorkeuren) staat op /cookies/.

10. AI-tools als hulpmiddel

AI-tools worden intern gebruikt voor analyse, tekst, code of debuggen. We voeren niet vrijwillig gevoelige klantdata, wachtwoorden, niet-publieke persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in publieke AI-tools in, tenzij dit expliciet schriftelijk is afgesproken en technisch en juridisch passend wordt geregeld.

We blijven eindverantwoordelijk voor inhoudelijke controle van output die naar klant of eindklant gaat.

11. Verwerkers, leveranciers en derde partijen

DeskCare kan samenwerken met hosting-, domein-, e-mail-, cloud-, analytics-, betaal- en projectproviders, evenals remote-supporttools en andere platformen.

Voor de website en marketinganalyse werkt DeskCare onder meer met Google (GA4/GTM), Meta (Meta Pixel) en Resend. Waar nodig treedt DeskCare ook op via telecomproviders voor telefoon/SMS; zij verwerken enkel wat technisch nodig is om het kanaal te kunnen bedienen.

Als DeskCare persoonsgegevens namens een klant verwerkt, geldt een afzonderlijke verwerkersafspraak.

12. Internationale doorgifte

Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de EU/EER. In dat geval gebeurt dit alleen wanneer daar een geldige juridische basis voor bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU-US Data Privacy Framework waar toepasselijk, standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen.

Je kunt via hello@deskcare.be informatie of een kopie opvragen van de toepasselijke doorgiftewaarborgen. Waar beschikbaar verwijzen we ook naar de privacy- of verwerkersvoorwaarden van de betrokken leverancier.

13. Bewaartermijnen

• Contactaanvragen zonder opdracht: 24 maanden.
• Klantcommunicatie en projectdossiers: looptijd van opdracht + 5 jaar.
• Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar.
• Leverings-, aankoop- en garantiegegevens: zolang nodig voor garantie, geschilopvolging of wettelijke plichten.
• Remote sessies: niet opgenomen, dus geen zelfstandige opnamebewaring.
• Wachtwoorden/toegangen: niet permanent; verwijderen, overdragen of laten wijzigen zodra ze niet meer nodig zijn voor de opdracht, tenzij schriftelijk anders afgesproken en passend beveiligd.
• Cookievoorkeuren: standaard maximaal 6 maanden.
• Back-ups en technische snapshots: tijdelijk en doelgebonden, zoals technisch noodzakelijk.
• Verwerkersgegevens: conform klantinstructie en verwerkersafspraken.

14. Beveiliging

We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe: minimale toegangsrechten, veilige overdracht, waar mogelijk 2FA, tijdelijke toegang, en verwijdering van gevoelige gegevens en toegangen bij einde opdracht.

15. DeskCare als verwerker voor klanten

Bij opdrachten voor klanten kan DeskCare in rol van verwerker optreden. We werken dan op instructie van de klant. De verwerkersafspraak staat op /verwerkersovereenkomst/.

16. Je privacyrechten

Je hebt onder meer recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, dataportabiliteit en intrekking van toestemming.

Verzoeken stuur je naar hello@deskcare.be. We streven naar afhandeling binnen de wettelijke termijn.

Gevoelige of vertrouwelijke gegevens worden niet in publieke AI-tools ingevoerd zonder expliciete afspraak.

17. Klachten

Voor klachten over privacy kun je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

18. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid wijzigen. De versie en datum staan bovenaan deze pagina.

19. Contact

Vragen over privacy: hello@deskcare.be.